Dat varieert van tijdelijke werkzaamheden op kortlopende projecten in de EU (postings) tot het langdurig uitzenden van medewerkers naar landen buiten de EU (assignments/detachering).
Voor zover nodig zijn in het Corporate en Commercial deel de nodige mogelijkheden ingebouwd, om postings en assignments te faciliteren; tevens de nodige bescherming, mocht in een onverhoopt geval een sanctie wegens overtreding van enige aard worden opgelegd.
We verrichten onder meer meldingen bij lokale autoriteiten in geval van postings en assisteren met het voorbereiden en aanvragen van visa en werk- en verblijfsvergunningen.
Daarnaast verlenen we diensten op internationaal arbeidsrechtelijk gebied. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers in overeenstemming met buitenlandse wet- en regelgeving aan de slag kunnen.
We coördineren, stellen op of herschrijven:
En we verrichten daarvoor de meldingen en registraties in het buitenland voor zover vereist.
Bovendien verzorgen we introducties bij 3e partijen met kennis van bijvoorbeeld verzekeringen (met buitenlanddekking), scholing (voor meereizende kinderen) en payrolling.
Werken en/of wonen in het buitenland betekent dat er een waarschijnlijk een visum/werkvergunning en een verblijfsvergunning nodig is. Dat geldt met name buiten de EU.
Dergelijke trajecten kunnen arbeidsintensief zijn en langere tijd in beslag nemen. Het is van belang om zo’n proces tijdig op te starten, meestal tegelijk met de vestigingsfase, het Corporate deel in het buitenland. We verrichten een visumonderzoek om te bekijken welke visummogelijkheden de medewerker heeft en wat het best aansluit bij de gewenste situatie. Vervolgens assisteren we met de aanvraag van het benodigde visum en/of de werkvergunning, we bereiden die voor en dienen die in.
Een werkgever kan ervoor kiezen om een medewerker die (tijdelijk) wordt uitgezonden naar een ander land, in dienst te houden.
Een andere mogelijkheid is om de dienstbetrekking tijdelijk op te schorten en voor de duur van de uitzending een lokale arbeidsovereenkomst aan te gaan met de ontvangende, buitenlandse onderneming.
We assisteren bij de keuze tussen de verschillende mogelijkheden en stellen de gewenste overeenkomsten op. In deze overeenkomsten worden onder meer de volgende zaken geregeld:
Wij assisteren met meldingen en registraties in het buitenland, zowel bij uitzendingen in de EU als daarbuiten.
In vrijwel alle lidstaten van de Europese Unie geldt een meldingsplicht voor buitenlandse werknemers, zoals bijvoorbeeld service engineers, die tijdelijk werkzaamheden verrichten in een andere lidstaat. In de meeste lidstaten is een melding verplicht ongeacht de (korte) duur van de werkzaamheden. Controle op naleving vindt stelselmatig plaats, zowel door lokale overheden als door (mogelijk indirect aansprakelijke) opdrachtgevers of afnemers in de EU, die daarop wel of geen toegang tot hun site verlenen.
Voorbeelden van een dergelijke meldingsplicht zijn Limosa in België, SIPSI in Frankrijk en registratie bij de Work Environment Authority in Zweden. Daarnaast assisteren we met mogelijk verplichte BTW-registratie in het buitenland en het aanstellen van lokale vertegenwoordigers in de lidstaten.
Veelal dient een medewerker - ongeacht nationaliteit - te worden aangemeld of geregistreerd, bij aanvang van werkzaamheden in een land buiten de EU.
Voorbeelden zijn employment eligibility verification en new hire reporting in de Verenigde Staten. Maar ook dichter bij huis speelt dit, we nemen Noorwegen als voorbeeld.
Noorwegen is geen EU-lidstaat en daarom nemen formaliteiten voorafgaand aan een uitzending vaak langer in beslag dan binnen de EU het geval is. Een tijdige voorbereiding is essentieel.
Voorafgaand aan de werkzaamheden moet een melding worden gedaan bij de Noorse belastingdienst. Daarnaast moeten buitenlandse bedrijven zich in Noorwegen registreren met een zogeheten NUF, waar enkele weken overheen kan gaan.
Iedere buitenlandse werknemer moet zich persoonlijk melden bij een belastingkantoor in Noorwegen voor een ID-controle. Daarnaast spelen nog aanvullende formaliteiten, waaronder het aanvragen van HSE cards, het doen van payroll reporting en het aanvragen en verkrijgen van een Noors BTW-nummer om te kunnen importeren.
Deze processen begeleiden wij.
Non-compliance met bijvoorbeeld postingregels in enig EU land, kan leiden tot aanzienlijke financiële en andere sancties. Daarin kan tevens het gekozen bestuursmodel een rol spelen. We zorgen ook voor maximale risicomitigatie op dat gebied.